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Términos y Condiciones

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CONSIDERACIONES GENERALES

De acuerdo a lo consagrado en el Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia el Estado protege el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas, al tiempo que obliga a quienes tienen datos personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información, y el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.

 

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y de su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de su objeto social.

 

Por lo anterior, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S define la presente política de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, tiene a bien formular el presente escrito con el propósito de dar brindar cumplimiento a la normatividad enunciada y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S.

 

Toda persona tiene el derecho al HÁBEAS DATA el cual consiste en conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y la garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Con todo, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S atiende tal disposición teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes y/o usuarios, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados. Por lo anterior, dentro del deber legal y empresarial de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S de garantizar la protección del derecho a la privacidad de las personas, y la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S ha elaborado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se detalla y expone el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo Política Manejo de Información y Datos Personales electrónico, información física, cara a cara, llamadas telefónicas, mensajes de texto, mensaje de voz, App, cualquier medio físico o electrónico, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que intervengan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes y/o usuarios, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados. La presente estará sujeta a modificaciones en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

 

De esta forma, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, intimidad y buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, temporalidad y necesidad.

 

OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de esta política, se aspira garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le brindará a la misma a todos los clientes y/o usuarios, proveedores, empleados y terceros de quienes EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S ha adquirido legalmente información y datos personales conforme a lo establecido en la Ley que regula el derecho al Habeas Data. Con el presente documento, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S garantiza el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S realiza Tratamiento, previsto en el literal K del artículo 17 de la referida Norma y publica la presente política que contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de los datos personales de sus clientes y/o usuarios, proveedores, empleados y terceros de sus distintos programas y planes de mercadeo.

OBLIGATORIEDAD

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, sus administradores, empleados en Colombia y de los contratistas y terceros que obran en nombre de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S.  Todos los empleados de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.

MARCO LEGAL

– Constitución Política, artículo 15.

– Ley 1266 de 2008.

– Ley 1581 de 2012.

– Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2592 de 2010.

– Decreto reglamentario parcial 1377 de 2013.

– Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de los empleados de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, los contratistas y terceros que obran en nombre de él, todos los empleados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos que no exista vínculo laboral se incluirá una cláusula contractual para que todos, quienes obre en nombre de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S o lo representen, se obliguen a cumplir esta política. El incumplimiento de la misma dará lugar a sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual, según el caso.

 

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, identificado con NIT No.900656665 – 8.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S tiene su domicilio principal en la Calle 14 N°4-25 LC 2B El Rodadero de la ciudad de Santa Marta D.T.C.H, Colombia.

CORREO ELECTRÓNICO: info@easycarcolombia.com

TELÉFONO: 3163794978

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Titular del dato: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.

 

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

 

Base de datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

 

Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

Autorizado: Es la empresa y todas las personas bajo la responsabilidad de la misma, que por virtud de la autorización y de estas políticas tienen legitimidad para tratar los datos personales del titular. El autorizado incluye el género de los habilitados.

 

Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la empresa a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

 

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)

 

Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.

Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

 

Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

 

Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

Aviso de privacidad : documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre el en bases de datos o archivos.

Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

 

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

 

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley, es así como los principios incorporados en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

 

5.1. Principios Relacionados con la Recolección de Datos Personales.

Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S

 

Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

 

5.2. Principios Relacionados con el Uso de Datos Personales.

Principio de finalidadEl tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

 

Principio de TemporalidadLos datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al titular de datos personales.

5.3. Principios Relacionados con la Calidad de la Información.

Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

5.4. Principios Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.

Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso Restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

Al titular del dato, a las personas autorizadas por el titular del dato, a las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Principio de Circulación Restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas: Al titular del dato, a las personas autorizadas por el titular del dato, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial,

Principio de Confidencialidad: todas las personas que a nombre de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentren en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información,  intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Todo nuevo proyecto o proceso al interior de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con el Gerente de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, que es la persona y dependencia encargada de la función de protección de datos para asegurar el cumplimiento de la política y de las médicas necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO

Los datos personales tratados por EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S. deberán someterse únicamente a las finalidades establecidas a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales en virtud de ley o contrato, mantendrán el tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:

Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al usuario con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo;

Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, usuarios, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S tenga relaciones contractuales o legales;

Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, o aquel que llegare a tener;

Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S o empresas vinculadas y los aliados comerciales de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S;

Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S o a terceros a consecuencia de un contrato, Ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.

Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con asuntos laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S utilizará los datos personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con asuntos laborales de orden legal o contractual.

Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares de datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase: clientes, usuarios, empleados, contratistas, subcontratistas, acreedores, aliados estratégicos y comerciales, subordinadas entre otros; recolecta constantemente datos cuyos titulares otorgan su autorización para realizar sobre ellos el tratamiento al cual serán sometidos estos datos personales, entre otras para las siguientes finalidades: Para desarrollar actividades comerciales, realizar campañas de promoción, marketing y/o publicidad, para darle cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos que se perfeccionan con sus clientes, usuarios, , proveedores y empleados; para darle cumplimiento a disposiciones legales o decisiones judiciales. para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente; para informarles a los titulares de los datos sobre novedades, productos, servicios y ofertas especiales; para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar igualmente para fines administrativos, informativos, de mercadeo y ventas.

 

En relación con lo anterior, EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S podrá llevar a cabo el siguiente Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados: 1. Obtener, almacenar, compilar, custodiar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos y medios que para cada caso estime convenientes. 2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. 3. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de Habeas Data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, Recolección almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga. 4. Transferir o transmitir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos que opere o no en otra jurisdicción o territorio.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

Los titulares de la información tienen derecho a:

Acceder, Rectificar, Cancelar, Oponerse.

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.

Obtener copia de la autorización.

Informar sobre el uso que EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S ha dado a los datos personales del titular.

Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política

Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución

El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.

 

 

DEBERES DEL EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S está obligado a cumplir los deberes impuestos por la Ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

8.1. Deberes de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S respecto del titular del dato.

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

8.2. Deberes de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Actualizar la información cuando sea necesario.

Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente

8.3. Deberes de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.

Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

8.4. Deberes de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

DEBERES DE EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Cuando EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S realice el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DE LA AUTORIZACIÓN

Autorización para Tratamiento de Datos:

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

Los derechos que le asisten como titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

La identificación, dirección física o electrónica de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos o Apps.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.

10.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles.

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

La autorización debe ser explícita

Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información

Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo

10.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

 

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S podrá realizar la transferencia de datos a otros responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

Cuando cuente con autorización de titular.

Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el encargado un contrato de transmisión de datos.

 

PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

 

A continuación, se detallan los procedimientos que EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S posee para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Que para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los titulares de los datos EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar todas sus consultas, quejas y/o reclamos info@easycarcolombia.com

Las pautas para atender consultas y reclamos:

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S se canalizarán EXCLUSIVAMENTE a través de los canales que tiene EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

Fecha de recibo de la consulta, Identidad del solicitante, Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para atender en forma adecuada las consultas, será necesario contar con la identificación de quien de conformidad con la ley está legitimado para la consulta y/o reclamo sobre los datos personales.

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S que contenga la siguiente información:

Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada

Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S se compromete garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales que podrán ejercer mediante comunicación escrita enviada al correo electrónico info@easycarcolombia.com

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El Gerente de EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, es la persona y dependencia encargada de la función de protección de datos la cual se puede contactar a través de email; info@easycarcolombia.com

VIDEO VIGILANCIA

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.

EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, por lo cual se encuentra vigente a partir del 2 de julio de 2013.

 La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

DATOS DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Si deseas realizar alguna corrección en tu información o tienes alguna pregunta sobre nuestras políticas de privacidad, ponte en contacto con:

Razón social: EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S

Dirección: Calle 14 No.4-25 local 2B Rodadero, Santa Marta, Colombia

Correo Electrónico: info@easycarcolombia.com

Teléfono: en Santa Marta (57-5) 4358061

Página web: www.easycarcolombia.com

POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal con los que hace algún tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento de estos datos. Implementados protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el manual de políticas de seguridad para la protección de los datos personales.

En todos los eventos que EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S, realice que se recolecten datos se incluirá un aviso de Protección de Datos Personales con el siguiente Texto “Por el hecho de participar en el evento, todo participante declara conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada a EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos o información parcial que le suministró, y a efectos de participar en el Evento; así como para transferir dichos datos a terceros con los que tenga vínculos comerciales y transaccionales para el despacho de pedidos, responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente, para informarles a sus clientes, usuarios,  de novedades, productos, servicios y ofertas especiales, así como servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar de marcas propias o de terceros El Tratamiento de los datos personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S se disuelva y se liquide.

AJUSTES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN (PTI)

Con miras a mantener la vigencia de la política de tratamiento de información (PTI), EASY CAR RENTA DE AUTOS S.A.S puede ajustar y modificar la PTI, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta etc.  Más reciente actualización: 10 de enero de 2018.

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